الدرس الثالث ( اليوم الثالث ):


اللهم علمنا ما ينفعنا و أنفعنا بما علمتنا و زدنا علماً

اللهم انا نسألك علماً نافعاً و يقيناً صادقاً و لساناً ذاكراً و جسداً على البلاء صابراً

اللهم يا معّــلم آدم علمنا و يا مفهّم سليمان فهمنا و يا مؤتي لقمان الحكمة آتنا الحكمة و فصل الخطاب ... اللهم افتح علينا فتوح العارفين بحكمتك و انشر علينا رحمتك و امنن علينا بالفهم و الحفظ ... اللهم آمين

ربي اشرح لي صدري و يسر لي أمري و احلل عقدة من لساني يفقهوا قولي...

بسم الله الرحمن الرحيم


أوامر الطباعة:
للمعاينة قبل الطباعة نتبع الأمر التالي:
File > Print Preview

سيتيح هذا الأمر التحكم بورقة العمل و حجم الطباعة و المحاذاة و التحكم بالهوامشMargins و كذلك يمكنك الضغط على اختيار Sheet فيمكنك تكرار سطر واحد او مجموعة من السطر أو عمود أو مجموعة من الأعمدة في الطباعة بدون تكرار طباعتها و تكرارها في كل صفحة، كذلك يمكنك الوصول الى نفس الأمر من قائمة
View > Headers and Footers > Sheet >Rows to be repeated at top

أنت اختار السطر الذي تحب تكراره في بداية كل صفحة و كذلك يمكنك تكرار عمود لتتكرر طباعته في بداية كل صفحة و بعد ذلك اضغط على
Ok.


أيضاً يمكن طباعة ورقة العمل التي اعمل عليها باختيار active sheet File > Print >

يمكنك كذلك طباعة كل اوراق العمل الموجودة في الملف الذي تعمل عليه باختيار امر
File > Print > Entire Workbook

أمر Print Selected يمكنك من طباعة ما تقوم بتضليله فقط

فرز المعلومات:

أحياناً تكون عندنا مجموعات من الجداول الطويلة و التي لا يتسع الوقت لقرائتها او الحصول منها على النتائج المطلوبة و التي نحتاج حينها الى فرز معلوماتها للوصول و بسرعة و سهولة الى المعلومات المطلوبة و لاختصار الوقت

انظر الى ملف Melody ورقة فرز المعلومات، يمكنك الفرز على حسب الأسم الأول او اسم العائلة او البدل او غيره على حسب حاجتك للفرز.

لفرز المعلومات اتبع الأمر التالي :
Data > Sort
سيتيح لك هذا الأمر الاختيار بين الترتيب التصاعدي و الترتيب التنازلي و كذلك الفرز على عدة مستويات.

تصفية المعلومات :

كما يمكنك فرز المعلومات يمكنك كذلك تصفية المعلومات حسب حاجتك للتصفية، فيمكنك إظهار سطور معينة على حسب حاجتك للمعلومات و تصفية المعلومات تضمن لك حجب المعلومات التي لا ترغب بإظهار خلال عملية التصفية، انظر الى ورقة تصفية 1 من ملف Melody.
تستطيع ان تظهر الموظفين من بلد معين على حسب اسم العائلة ثم على حسب الاسم الأول.
للقيام بعملية التصفية اتبع الأمر التالي : Data > Filter > AutoFilter
للإلغاء العملية اتبع الأمر التالي: Data > Filter > Show All


الشرح بالصور :

- الخطوة الاولى:



========================

- الخطوة الثانية:



========================

الخطوة الثالثة:


========================

الخطوة الرابعة:




==============

بعض الأوامر المهمة التي أحببت ان اوضحها لكم:
يساوي = Equal
لا يساوي = does not equal
اكبر من = is greater than
اكبر من او يساوي = to is greater than or equal
اصغر من = is less than
اصغر من او يساوي =to is less than or equal
يبدأ ب = begins with >>> تستعمل مثلاً عندما نريد استخراج اسم من الجدول يبدأ بحرف معين
لا يبدأ ب = dose not begin with >>> تستعمل لاستثناء اسم يبدأ بحرف معين
ينتهي ب = ends with >>> تستعمل لاستخراج اسم ينتهي بحرف معين
لا ينتهي ب = does not end with >>> تستعمل لاستثناء اسم ينتهي بحرف معين
يحتوي على = contains
لا يحتوي على = does not contain


استخدام الجداول بعد عملية الفرز:

يمكن فرز الجدول بعد تصفيته.
في حالة تصفية جزء من الجدول مثلاً التصفية على حسب البلد و احتاج لجمع المبلغ الإجمالي تكون الدالة الظاهرة في شريط الصيغ هي Subtotal و ليست Sum لأن الدالة Sum تظهر في حالة الجمع التام لكل العمود أو كل السطر و ليس جزء منه.
كما يمكنك طباعة جزء من الجدول بعد إجراء عملية الفرز.

إنشاء الأنماط Styles:
في أحيان كثيرة عندما نعمل على الاكسل نحتاج لوقت لا بأس به حتى ننسق الملف و نختار الألوان المناسبة و نختار محاذاة النصوص، ثم نعود بعد فترة فنغير كل شيء و نعاود الكرة من جديد، اقول لكم لم تعد تلك مشكلة كبيرة فهي سهلة جداً مع الاكسل فأنت تستطيع ان تنشأ نمطاً معيناً و تطبقه على كل ملفاتك و هذه الأنماط توفر الوقت و الجهد، و لكن كيف ننشء هذه الأنماط باستخدام الاكسل ؟

اولاً: يجب ان يكون الملف الذي ترغب بالعمل عليه جاهزاً.

ثانياً: ظلل الأسطر او الأعمدة التي ترغب بانشاء أنماط لها.

اتبع الامر التالي:
Format > Style
عند Style name اختر اسم النمط او قم انت بكتابته ( انت تحدده على حسب ما تريد )
ثم اضغط على زر modify ستظهر لك نافذة فيها عدة أقسام مثل Number, Alignment, Font, Borders, Patterns and Protection.

اختر ما يعجبك من أشكال و خطوط و محاذاة للنصوص و غيرها ثم اضغط على زر Ok

بعد ان انتهيت من انشاء هذا النمط ستتمكن من استخدامه و تطبيقه على الجداول التي تعمل عليها بسهولة بالغة و بدون الحاجة الى التنسيق في كل مرة، كذلك ان طبقت انشاء هذا النمط على السطر الرئيسي في الجدول فإنك تستطيع ان تطبقه على العمود الرئيسي، انظر الى ملف Melody ورقة تقرير مبيعات القسم الأفريقي.

بامكانكم تتبع الخطوات السابقة و النظر الى النمط الذي قمت بإنشائه.

بامكانك ان تتبع الامر التالي لتطبيق النوذج الذي أنشأتهformat > Style
من قائمة Style name اختر اسم النط الذي قمت بانشائه ثم اضغط على زر Ok.


إنشاء القوالب Templates:

من اهم الميزات التي تميز برنامج الاكسل هو إمكانية عمل قوالب جاهزة لاستخدمها كل مرة، بدل من اعادة استخدام نفس الملف كل مرة و اعادة مسح بياناته و الدخول في دامة عدم الترتيب، فالحل الأمثل هو انشاء قالب لاستخدامه كل مرة ترغب فيها باستخدام نموذج من الملف الذي تعمل عليه.

للإنشاء قالب قم اولاَ بعمل الجدول الذي ترغب باستخدامه كقالب ، انظر الى قالب معلومات الطلبة، الذي أنشأته ليكون نموذجاً للقوالب، طبعاً يمكنك اضافة خلفية للقالب، عن طريق تتبع الامر التالي
Format > Sheet > Background ثم اختر الخلفية التي ترغب بها، و اذا سحبت خطوط الشبكة فيكون شكل النوذج رائعاً و لا شك ... اعتذر عن عدم وضع خلفية في الملفات المرفقة و الا فلن اتمكن من وضع الدرس هذا ليكون متوفراً للجميع، لحذف الخلفي تتبع الامر السابق و اختر Delete Background
لتخزين القالب اذهب تتبع الامر التالي File > save as عند نوع الملف اختر النوع النالي Template
سيتم التخزين في مجلد القوالب ... مبروك اصبح لديك الآن قالب من تصميمك، بإمكانك استخدامه، لفتح القالب الذي قمت بانشائه، افتح برنامج الاكسل ثم اذهب الى File > New ستجد لاقلاب الذي قمت بتصميمه محفوظ هناك

للإيجاد قوالب جاهزة يمكنك تتبع الأمر التالي:

Format > AutoFormat
و اختر ما تحب من الأشكال.


=====================================


الدرس الرابع ( اليوم الرابع ):

اللهم علمنا ما ينفعنا و أنفعنا بما علمتنا و زدنا علماً

اللهم انا نسألك علماً نافعاً و يقيناً صادقاً و لساناً ذاكراً و جسداً على البلاء صابراً

اللهم يا معّــلم آدم علمنا و يا مفهّم سليمان فهمنا و يا مؤتي لقمان الحكمة آتنا الحكمة و فصل الخطاب ... اللهم افتح علينا فتوح العارفين بحكمتك و انشر علينا رحمتك و امنن علينا بالفهم و الحفظ ... اللهم آمين

ربي اشرح لي صدري و يسر لي أمري و احلل عقدة من لساني يفقهوا قولي...

بسم الله الرحمن الرحيم


استخدام الأسماء في الاكسل:
تسمية خلية في الاكسل:
بناء صيغ متقدمة:


الجزء التالي في غاية السهولة
سهل جداً و يحتاج الى شيء من التركيز و الانتباه
بسم الله أبدأ هذا الجزء الذي قمت بتأجيل شرحه


استخدام الأسماء في الاكسل:ستتعرف في هذا الدرس على كيفية استخدام الأسماء في الاكسل بدلاً من مرجع الخلية و ذلك يجعل الصيغ أكثر مرونة و فاعلية، و تسمية النطاق ( مجموعة من الخلايا ) تسهل فهم مدلول الصيغ.
كما نفترض عند وجودك بالصفحات البعيدة عن الصفحة الاولى و التي تحتوي على الخلايا التي قمت بتسميتها و تريد استخدام هذه الخلايا في العمليات الحسابية او الرجوع السريع لها فانك تستطيع ان تختارها من مربع الاسم او ال Name Box

انظر الى ملف ورقة عمل متعددة الصفحات.


تسمية خلية في الاكسل:
انظر إلى ورقة عمل متعددة الصفحات و بالتحديد الى ورقة عمل الشكولاتة تلاحظ وجود جدول يبين مبيعات إحدى الشركات العالمية المصنعة للشكولاتة،

الصورة الأولى توضح الملف الذي سنقوم بالعمل عليه

صورة رقم (1)



الصورة الثانية ... انظر إلى العمولة في الخلية F6 و لاحظ فوق في شريط الصيغة كيف استعضنا باسم الخلية بدلاً من رقمها و هو F6 ، لاحظ وجود معدل العمولة و قيمة الحصة في جدول مستقل على نفس الورقة، و قيم عمود الحوافز تستند على جدول الحوافز.


صورة رقم (2)



لاختيار الأسماء ( أسماء الخلايا ) لابد من مراعاة بعض الشروط و هذه الشروط هي :

صورة ... شروط اختيار السماء في الاكسل


اختر معدل العمولة ( الخلية ( J3 و انظر الى الصورة التالية انظر الى المستطيل الأبيض فوق ( مربع الاسم ) او صندوق الاسم بالإنجليزي Name Box ... انظر الى الصورة التالية...


صورة رقم (3)





اذهب الان الى قائمة Insert > Name
كما هو موضح في الصورة


صورة رقم (4)



صورة رقم (5)




قم بتسمية خلية الحصة بنفس الطريقة السابقة...

كذلك قم بتسمية نطاق جدول الحوافز بالطريقة التي تفضلها

قم بالتظليل كما في الصورة

صورة رقم (6)





صورة رقم (7)



تتبع الأمر التالي Insert > Create


ستظهر لك نافذة سيسألك الاكسل مفترضاً فيها إذا ما كنت استخدام العمود الواقع على اليمين كأسماء للبيانات في الصفوف المقابلة، اضغط على موافق أو Ok
هذه الخطوة ستظهر لك أسماء الأشخاص كل على حدة، ستلاحظ ذلك عند الضغط على مربع الاسم أو ال Name Box


انظر الى النتيجة في الصورة التالية :

لقد ظهرت اسماء الأشخاص الأربعة كل على حدة في مربع الاسم، فلو قمنا الآن بالضغط على اي اسم من مربع الاسم ستتحدد بياناته على ورقة العمل.

صورة رقم (




و اذا قمنا بتتبع الامر التالي Insert > Name > Apply

فستظهر لك هذه النافذة


صورة رقم (9)





ارشادات للإختيار أسماء الخلايا في الاكسل

انظر الى الصورة التالية


بناء صيغ متقدمة:

في هذا الدرس لن اعود للكتاب كما فعلت في الدرس السابق، بل اعودد للملخص ... افتح ملف ورقة عمل متعددة الصفحات، ثم اختر ورقة ملخص، ستلاحظ انها ملخص تقرير المبيعات لشهر يناير لثلاثة اشخاص هم ايوب و عبد العال و جلال و ستحلاحظ ان بقية اوراق العمل هي تقارير مبيعات كل شخص من الاشخاص الثلاثة، نعود لورقة عمل الملخص ، انظر الى الصورة التالية

صورة رقم (10)




و للتوضيح فإنه يمكنك كتابة التالي في شريط الصيغة للقيام بالعمليات الحسابية:
مثلاً العمليات التالية :

الصورة التالية توضح الصياغة الصحيحة لكتابة العمليات الحسابية من عدة اوراق عمل في ملف واحد:




نلاحظ هنا بأن علامة التعجب و علامة النقطتين تشيران من أي ورقة عمل اي ورقة عمل ( أوراق العمل التي استخدمت في اجراء العمليات الحسابية ) و يمكن تكرار هذه العملية ليس فقط في عملية الجمع انما في عملية ايجاد المتوسط الحسابي و ايجاد أكبر قيمة في الجدول و أقل قيمة.

ان الصيغ المذكورة اعلاه تشير الى ان العمليات الحسابية تجمع بيانات كل من جلال و عبد العال و ايوب... ان الخلايا التالية
C5 وD5 و E5
تشير الى الخلية ذاتها في كل ورقة و هذا عامل مهم لإنجاح العملية الحسابية، حيث ان تغير مكان احدى الخلايا في احد الجداول سيغير ناتج العملية الحسابية ... يمكن ملاحظة ذلك



ملاحظات هامة عند القيام بهذه العملية:
احرص على عم تحريك اماكن اوراق العمل و الا فإن ذلك سيتسبب في تغيير القيم المدخلة في العملية الحسابية، باختصار لإجراء عملية الجمع مثلاً ضع علامة = في الخلية التي تريد ان توجد فيها الناتج ثم تنقل بين اوراق العمل او ال Sheets و قم بتحديد الخلية التي تريد ادخالها في العملية الحسابية ثم اضغط على Enter و سترى النتيجة


استخدام التعليقات:

احياناً نحتاج لشد الانتباه عند العمل على ملفات الاكسل و نحتاج لترك ملاحظاتنا عليها، فقد يطلب منك رئيسك ترك مجموعة من الملاحظات بخصوص الملفات التي تعمل عليها و جميل ان تشده لتعلم و استخدام التقنيات الحديثة كما ان الأجمل ان تتعلمها انت و تعلم غيرك، الآن لترك ملاحظة على ملفات الاكسل ظلل الخلية التي تريد ان تضيف اليها الملاحظة ثم تتبع الامر التالي
Insert > Comment
اكتب الملاحظة التي تريد تركها لمديرك كي يقرأها فقد، و انت غير موجود فلا داعي لترك الملاحظات المكتوبة على الورق.

كما ان هناك اختيارات للتحكم بتلك الملاحظات من خلال الامر التالي Tools > Options > View
لعرض التعليقات عند المرور عليها بالفأرة اختر الامر Comment Indecator only
لعرض التعليقات دون المرور عليها بالفأرة و حتى تبقى بشكل واضح ( مهمة في امور العمل العاجلة و الامور التي تتطلب اتخاذ قرار سريع ) Comment and Indecator.

لعدم اظهار الملاحظات مطلقاً اتبع الامر التالي Tools > Options > View > None

لحذف التعليقات ( الملاحظات )اتبع الامر التالي Edit > Clear > Comment

نموذج للملاحظات على الاكسل

لاحظ الصورة التالية و استخدام التعليق فيها ...





عمليات التعبئة:

احياناً تواجهنا مشكلة نسخ محتويات الخلايا في الاكسل، فقد تحتاج لكتابة رقم معين ( كمقدار العلاوة ل 500 شخص ) على طول الملف و في هذه الحالة أقول لك ... لا ترتبك و لا تخف فالأمر اسهل مما تتوقع ، الآن كيف تقوم بتعبئة الخلايا، أولاً اكتب الرقم التي تريد أن تكتبه في بقيه الخلايا ثم قم بتظليل الخلايا التي ترغب بتعبئتها بالرقم المطلوب، لنفترض انك تريد ان تكتب هذا الرقم في عمود فانك ستكتبه في اول خلية ثم ستقوم بتظليل بقية الخلايا التي تريد ان تكتب فيها الرقم المطلوب ثم تتبع الامر التالي :
Edit > Fill > Down و ذلك لأنك ستقوم بتعبئة عمود فستعبئه للأسفل و بهذه الطريقة ستكون قد خففت عن نفسك عبء تعبئة الخلايا و نسخ الأرقام و لصقها في كل خلية على حدة.
في هذه الخطوة يمكنك ايضاً تعبئة الخلايا على اليمين و اليسار و فوق و تحت و كذلك يمكنك ان تختار الأمر Series و بهذه الطريقة ستحدد رقماً معيناً تتم التعبئة على أساسه.

طريقة أخرى لتعبئة الخلايا :

لنفترض انك تريد ان تنقل الرقم 100 الى عمود بالكامل، أولاً قم بكتابة الرقم الذي ترغب بنسخه الى بقيه الخلايا ثم ظلل الخلية التي تحتوي على الرقم المطلوب ثم انتظر على تظهر لك علامة + باللون الأسوّد ثم اضغط على زر الفأرة الأيسر و اسحب مع الضغط على زر الفأرة الأيسر و انسخ الرقم المطلوب الى بقية الخلايا.



لحماية بياناتك بكلمة سر في برنامج الاكسل:
اتبع الامر التالي Tools > options > Security

من الامر السابق ستتمكن من وضع كلمة سر لفتح الملف و كلمة سر للتعديل في الملف.